Vinta e a Pandemia

Desde a quarta-feira, 18/03, a Vinta desativou o seu escritório no Recife e começou a operar oficialmente via trabalho remoto. Essa medida veio poucos dias depois do primeiro caso de contaminação por COVID-19 na cidade. As 28 pessoas que compõem o nosso time estão a partir de hoje trabalhando de casa. Todas as reuniões da empresa, eventos e cerimônias que já ocorriam semanalmente foram adaptadas para um formato remoto.

Tomamos essa decisão devido à responsabilidade com a saúde de todos os nossos colaboradores, suas famílias e o afastamento social proposto por governos e instituições sanitárias em todo o mundo.

Essa é a primeira vez que entramos num cenário totalmente online. A Vinta é uma empresa que preza muito pelo contato profissional diário e por uma cultura presencial. Acreditamos que isso é imprescindível para a manutenção do nosso jeito de ser, do envolvimento dos colaboradores com a empresa e do sentimento de pertencimento que desejamos sempre passar. Ficar semanas sem se ver pessoalmente com certeza trará novidades ao nosso cotidiano mais presente.

Como sabemos que esse cenário não é exclusivo da nossa realidade, decidimos por compartilhar aqui o que estamos testando nesse novo contexto. Esperamos que seja útil e que ajude colegas, parceiros e todo o ecossistema.

Enviamos para os nossos colaboradores todos os pontos abaixo como primeira versão de um processo, ou way-of-work, para situações de home-office. São sugestões de digitalização da dinâmica presencial de uma empresa, possibilitando uma emulação do cotidiano do escritório.

Marcamos para o dia 31/03 uma reavaliação da situação da pandemia no Brasil. Até lá estaremos todos online, mas ansiosos para voltar a conviver diariamente no escritório.

Segue abaixo o que pensamos. Ao final, você pode deixar comentários :)

Indicações Gerais

⟶ O início do horário de trabalho deve ser entre 08h e 10h

A prática já validada com clientes é a de que quanto mais overlap de horas trabalhadas entre diferentes colaboradores existir, mais o time se sente unido e consegue compartilhar atividades.

Essa medida garante que a maioria estará ativa numa mesma janela de horário, aumentando a chance de pair programming na área técnica, por exemplo.

⟶ Realizar check-in no canal correspondente ao seu time no Slack

Slack é a plataforma de mensagens instantâneas que utilizamos diariamente para facilitar a comunicação rápida entre diversas áreas.

No ambiente de trabalho, é natural que as pessoas entrem em contato a partir do momento que chegam no local. No caso do trabalho remoto, anunciar a sua chegada é algo importante.

Também é essencial informar ao time quais as atividades que serão desenvolvidas naquele dia e se você precisará da ajuda de alguém previamente.

⟶ Realizar check-out no canal correspondente ao seu time no Slack

Seguindo a mesma lógica da regra anterior, anunciar a sua saída também é necessário. É importante informar o que você evoluiu durante o dia e o que teve de ficar para o próximo.

Qualquer tipo de informação que ofereça uma compreensão maior do seu contexto para os seus pares, dentro do seu time, também é válida neste momento.

Outro fato muito importante deste processo é definir de forma clara que a partir de um certo momento você não estará mais em horário de trabalho. Isso deixa claro que a partir dali solicitações serão atendidas apenas no dia seguinte.

É comum em empresas de trabalho remoto que as pessoas percam um os limites entre horário de trabalho e horário pessoal. Desta forma, o processo de checkout também ajuda na saúde mental das pessoas.

⟶ Todos os times devem fazer uma daily meeting por videoconferência

A fim de sincronizar as atividades e as pessoas de cada time, sugerimos que a reunião seja realizada logo após o almoço. Seu objetivo é dar um report geral sobre os status das tarefas, comunicar bloqueios de evolução das atividades e solicitar ajuda.

Recomendamos que tenha duração máxima de 15 minutos (para 5 pessoas) e que se evite discutir soluções para os problemas expostos. Caso uma discussão seja necessária, as pessoas envolvidas devem se reunir após a daily numa reunião dedicada ao tema.

⟶ O tempo máximo esperado para uma resposta no Slack deve ser de 30 min

É importante sempre anunciar quando você ficará ausente por muito tempo, seja realizando atividades que exijam muita concentração ou quando tiver outros afazeres. Durante o trabalho, esperamos que o tempo de resposta no Slack seja rápido especialmente pela dificuldade do trabalho remoto de lidar com urgência e diferentes horários de trabalho. Essas diferenças são naturais e fazem parte do dia-a-dia, só precisam ser avisadas.

⟶ Videoconferências são indicadas para desbloquear atividades

Quando você se sentir bloqueado(a), sempre procure alguém para realizar uma videoconferência e lhe ajudar a evoluir. No trabalho remoto, é comum que as pessoas fiquem mais isoladas e a ideia de começar uma chamada pode parecer mais intrusiva do que aproximar-se do outro na sua mesa para pedir ajuda. Acreditamos que não é o caso! Pessoas precisam continuar trocando experiências e calls são uma ferramenta completamente válida.

⟶ A reunião semanal da empresa deve ser mantida e realizada por videoconferência

Neste ponto é importante adaptar a dinâmica da reunião semanal de uma empresa para comportar várias pessoas online de uma só vez. Propor uma pauta com antecedência e antecipar as possíveis dúvidas são aspectos que facilitam essa interação.

Normas para Videoconferência

⟶ Utilizar vestimenta adequada durante as chamadas

Embora tenhamos um ambiente livre de regras de vestimenta, é importante que em chamadas de vídeo as pessoas estejam vestidas adequadamente para o conforto de todos.

⟶ Estar num ambiente mais silencioso para evitar interrupções

As ferramentas que utilizamos para o trabalho remoto já nos ajudam muito nesse ponto, mas é sempre indicado buscar um canto da casa mais silencioso.

⟶ Agendar reuniões previamente via Google Calendar

Fazer uma reunião de repente, como pode acontecer num ambiente de escritório, é muito mais difícil no trabalho remoto. Tenha em mente que agendar uma reunião previamente ajuda a programação do dia de todos os envolvidos.

⟶ Realizar teste de áudio/vídeo nas reuniões com clientes

Em todo tipo de reunião, e principalmente nas realizadas com clientes, é muito importante que a comunicação seja a mais eficiente possível. Problemas com microfone e vídeo já devem estar resolvidos antes de iniciar qualquer videoconferência.

Material de Trabalho

Nós disponibilizamos a todos os colaboradores a opção de levar para casa os computadores da Vinta, e que não utilizassem o computador pessoal para fins de trabalho. Indo além, todo o kit profissional pôde ser levado, incluindo teclado, mouse, monitor, cabos e adaptadores individuais.

Ainda assim, caso o ambiente de trabalho em casa não esteja adequado, como por exemplo pela falta de algum equipamento, o colaborador pode informar ao RH e conversar sobre outras possibilidades.

Ferramentas Sugeridas

Cada time da Vinta tem autonomia para utilizar as ferramentas que preferir, mas existem algumas que são indispensáveis. Listamos a seguir:

⟶ Discord: O Discord é um ótimo app para a virtualização do escritório da empresa, uma vez que permite a criação de áreas comuns, salas, canais exclusivos para times e muito mais. O programa já vem com videoconferência e walkie talkie.

⟶ TMUX: Utilizamos o TMUX para compartilhamento de tela do terminal

Além, é claro, das ferramentas que já utilizamos diariamente:

⟶ Slack: para comunicação rápida e avisos mais urgentes.

⟶ Confluence: para gestão de processos, OKRs e conhecimento interno.

⟶ Asana: para fazer tracking de atividades, deadlines e grandes projetos.

Bom, é isso! Se você quiser trocar mais informações, use os comentários abaixo e vamos compartilhar experiências.