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[pt-BR] Guia para home-office durante pandemia do COVID-19


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VINTA e a pandemia

Desde a quarta-feira, 18/03, a Vinta desativou o seu escritório no Recife e começou a operar oficialmente via trabalho remoto. Essa medida veio poucos dias depois do primeiro caso de contaminação por COVID-19 na cidade. As 28 pessoas que compõem o nosso time estão a partir de hoje trabalhando de casa. Todas as reuniões da empresa, eventos e cerimônias que já ocorriam semanalmente foram adaptadas para um formato remoto.

Tomamos essa decisão devido à responsabilidade com a saúde de todos os nossos colaboradores, suas famílias e o afastamento social proposto por governos e instituições sanitárias em todo o mundo.

Essa é a primeira vez que entramos num cenário totalmente online. A Vinta é uma empresa que preza muito pelo contato profissional diário e por uma cultura presencial. Acreditamos que isso é imprescindível para a manutenção do nosso jeito de ser, do envolvimento dos colaboradores com a empresa e do sentimento de pertencimento que desejamos sempre passar. Ficar semanas sem se ver pessoalmente com certeza trará novidades ao nosso cotidiano mais presente.

Como sabemos que esse cenário não é exclusivo da nossa realidade, decidimos por compartilhar aqui o que estamos testando nesse novo contexto. Esperamos que seja útil e que ajude colegas, parceiros e todo o ecossistema.

Enviamos para os nossos colaboradores todos os pontos abaixo como primeira versão de um processo, ou way-of-work, para situações de home-office. São sugestões de digitalização da dinâmica presencial de uma empresa, possibilitando uma emulação do cotidiano do escritório.

Marcamos para o dia 31/03 uma reavaliação da situação da pandemia no Brasil. Até lá estaremos todos online, mas ansiosos para voltar a conviver diariamente no escritório.

Segue abaixo o que pensamos. Ao final, você pode deixar comentários :)

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INDICAÇÕES GERAIS

O início do horário de trabalho deve ser entre 08h e 10h

A prática já validada com clientes é a de que quanto mais overlap de horas trabalhadas entre diferentes colaboradores existir, mais o time se sente unido e consegue compartilhar atividades.

Essa medida garante que a maioria estará ativa numa mesma janela de horário, aumentando a chance de pair programming na área técnica, por exemplo.

Realizar check-in no canal correspondente ao seu time no Slack

Slack é a plataforma de mensagens instantâneas que utilizamos diariamente para facilitar a comunicação rápida entre diversas áreas.

No ambiente de trabalho, é natural que as pessoas entrem em contato a partir do momento que chegam no local. No caso do trabalho remoto, anunciar a sua chegada é algo importante.

Também é essencial informar ao time quais as atividades que serão desenvolvidas naquele dia e se você precisará da ajuda de alguém previamente.

Realizar check-out no canal correspondente ao seu time no Slack

Seguindo a mesma lógica da regra anterior, anunciar a sua saída também é necessário. É importante informar o que você evoluiu durante o dia e o que teve de ficar para o próximo.

Qualquer tipo de informação que ofereça uma compreensão maior do seu contexto para os seus pares, dentro do seu time, também é válida neste momento.

Outro fato muito importante deste processo é definir de forma clara que a partir de um certo momento você não estará mais em horário de trabalho. Isso deixa claro que a partir dali solicitações serão atendidas apenas no dia seguinte.

É comum em empresas de trabalho remoto que as pessoas percam um os limites entre horário de trabalho e horário pessoal. Desta forma, o processo de checkout também ajuda na saúde mental das pessoas.

Todos os times devem fazer uma daily meeting por videoconferência

A fim de sincronizar as atividades e as pessoas de cada time, sugerimos que a reunião seja realizada logo após o almoço. Seu objetivo é dar um report geral sobre os status das tarefas, comunicar bloqueios de evolução das atividades e solicitar ajuda.

Recomendamos que tenha duração máxima de 15 minutos (para 5 pessoas) e que se evite discutir soluções para os problemas expostos. Caso uma discussão seja necessária, as pessoas envolvidas devem se reunir após a daily numa reunião dedicada ao tema.

O tempo máximo esperado para uma resposta no Slack deve ser de 30 min

É importante sempre anunciar quando você ficará ausente por muito tempo, seja realizando atividades que exijam muita concentração ou quando tiver outros afazeres. Durante o trabalho, esperamos que o tempo de resposta no Slack seja rápido especialmente pela dificuldade do trabalho remoto de lidar com urgência e diferentes horários de trabalho. Essas diferenças são naturais e fazem parte do dia-a-dia, só precisam ser avisadas.

Videoconferências são indicadas para desbloquear atividades

Quando você se sentir bloqueado(a), sempre procure alguém para realizar uma videoconferência e lhe ajudar a evoluir. No trabalho remoto, é comum que as pessoas fiquem mais isoladas e a ideia de começar uma chamada pode parecer mais intrusiva do que aproximar-se do outro na sua mesa para pedir ajuda. Acreditamos que não é o caso! Pessoas precisam continuar trocando experiências e calls são uma ferramenta completamente válida.

A reunião semanal da empresa deve ser mantida e realizada por videoconferência

Neste ponto é importante adaptar a dinâmica da reunião semanal de uma empresa para comportar várias pessoas online de uma só vez. Propor uma pauta com antecedência e antecipar as possíveis dúvidas são aspectos que facilitam essa interação.

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NORMAS PARA VIDEOCONFERÊNCIA

Utilizar vestimenta adequada durante as chamadas

Embora tenhamos um ambiente livre de regras de vestimenta, é importante que em chamadas de vídeo as pessoas estejam vestidas adequadamente para o conforto de todos.

Estar num ambiente mais silencioso para evitar interrupções

As ferramentas que utilizamos para o trabalho remoto já nos ajudam muito nesse ponto, mas é sempre indicado buscar um canto da casa mais silencioso.

Agendar reuniões previamente via Google Calendar

Fazer uma reunião de repente, como pode acontecer num ambiente de escritório, é muito mais difícil no trabalho remoto. Tenha em mente que agendar uma reunião previamente ajuda a programação do dia de todos os envolvidos.

Realizar teste de áudio/vídeo nas reuniões com clientes

Em todo tipo de reunião, e principalmente nas realizadas com clientes, é muito importante que a comunicação seja a mais eficiente possível. Problemas com microfone e vídeo já devem estar resolvidos antes de iniciar qualquer videoconferência.

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MATERIAL DE TRABALHO

Nós disponibilizamos a todos os colaboradores a opção de levar para casa os computadores da Vinta, e que não utilizassem o computador pessoal para fins de trabalho. Indo além, todo o kit profissional pôde ser levado, incluindo teclado, mouse, monitor, cabos e adaptadores individuais.

Ainda assim, caso o ambiente de trabalho em casa não esteja adequado, como por exemplo pela falta de algum equipamento, o colaborador pode informar ao RH e conversar sobre outras possibilidades.

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FERRAMENTAS SUGERIDAS

Cada time da Vinta tem autonomia para utilizar as ferramentas que preferir, mas existem algumas que são indispensáveis. Listamos a seguir:

Discord: O Discord é um ótimo app para a virtualização do escritório da empresa, uma vez que permite a criação de áreas comuns, salas, canais exclusivos para times e muito mais. O programa já vem com videoconferência e walkie talkie.

TMUX: Utilizamos o TMUX para compartilhamento de tela do terminal

Além, é claro, das ferramentas que já utilizamos diariamente:

Slack: para comunicação rápida e avisos mais urgentes.

Confluence: para gestão de processos, OKRs e conhecimento interno.

Asana: para fazer tracking de atividades, deadlines e grandes projetos.


Bom, é isso! Se você quiser trocar mais informações, use os comentários abaixo e vamos compartilhar experiências.

About Rob Novelino

Creator of organizational tools, whether they have code lines or not. Likes to read about crazy things like futurism, psychology, education and new economic models. When coding, goes for Python/Django.

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